Antragsverfahren und Platzvergabe in der Außerschulischen Betreuung
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit dem Ende des Schuljahres beginnen die Vorbereitungen für die Außerschulische Betreuung für das Schuljahr 2026-2027.
Hiermit möchte das Zentrum der Deutschsprachigen Gemeinschaft für Kinderbetreuung (ZKB) Sie über das Antragsverfahren und die Platzvergabe informieren.
Bitte beachten Sie, dass das Antragsverfahren vereinfacht wurde:
Der Betreuungsvertrag kann ab dem 30.06.2026 um 8:00 Uhr von Ihnen selbst auf der Webseite des Zentrums www.zkb-ostbelgien.be heruntergeladen werden. Es ist möglich, den Betreuungsvertrag vollständig digital auszufüllen und per E-Mail zurückzusenden. In einem zweiten Schritt muss der Betreuungsvertrag digital unterschrieben werden. Sie müssen das Dokument folglich nicht ausdrucken. Dies ist der bevorzugte Weg.
Alternativ können Sie den Betreuungsvertrag auf Papier ausfüllen und per Post zurücksenden. Aus organisatorischen Gründen können Fotos oder Scans nicht berücksichtigt werden.
Das Datum des Eingangs Ihres ausgefüllten Betreuungsvertrags im ZKB gilt als Antragsdatum und ist ein Kriterium für die Platzvergabe. Bitte nehmen Sie sich dennoch genügend Zeit, den Betreuungsvertrag gewissenhaft auszufüllen.
So gehen Sie vor:
Digitales Ausfüllen und Versand per E-Mail (bevorzugt)
- Laden Sie den Betreuungsvertrag ab dem 30.06.2026 um 8:00 Uhr von der Webseite (im Downloadbereich) des Zentrums herunter.
- Füllen Sie den Betreuungsvertrag samt Anlagen 2 und 4 vollständig aus – ohne Unterschrift. Das ZKB empfiehlt die Nutzung von Adobe Acrobat Reader, um das Dokument problemlos digital auszufüllen. Das Programm ist kostenlos. Sie müssen den Betreuungsvertrag nicht ausdrucken.
- Senden Sie dann den ausgefüllten Betreuungsvertrag sowie die Anlagen 2 und 4 schnellstmöglich per E-Mail an folgende Adresse: ausserschulische.betreuung@zkb-ostbelgien.be zurück.
- Prüfung des Betreuungsvertrags durch das ZKB und ggf. Abänderung Ihres Betreuungsstundenplans. Bitte beachten Sie: Nur vollständig ausgefüllte Betreuungsverträge können für die Platzvergabe berücksichtigt werden.
- Versand durch das ZKB an die Vertragspartner zwecks Unterschrift über DocuSign. Falls 2 Vertragspartner eingetragen werden, müssen beide Vertragspartner unterschreiben. Hierzu benötigt jeder Vertragspartner eine eigene E-Mail-Adresse. Der DocuSign-Link bleibt 20 Kalendertage verfügbar. Nach Ablauf dieser Frist wird die Platzvergabe annulliert.
- Der Rückversand des durch alle Vertragspartner einschl. des ZKB unterschriebenen Betreuungsvertrags geschieht automatisch nach der Unterschrift mit DocuSign.
Ausfüllen auf Papier und Versand per Post
- Laden Sie den Betreuungsvertrag ab dem 30.06.2026 um 8:00 Uhr von der Webseite des Zentrums herunter und drucken Sie ihn aus.
- Füllen Sie den Vertrag samt Anlagen 2 und 4 vollständig aus – mit Unterschrift. Falls 2 Vertragspartner eingetragen werden, müssen beide Vertragspartner unterschreiben.
- Senden Sie den ausgefüllten und unterschriebenen Betreuungsvertrag sowie die Anlagen 2 und 4 schnellstmöglich per Post an das ZKB, Haasstraße 5, 4700 Eupen zurück.
- Prüfung des Betreuungsvertrags durch das ZKB und ggf. Abänderung Ihres Betreuungsstundenplans. Nur vollständig ausgefüllte und unterschriebene Betreuungsverträge können für die Platzvergabe berücksichtigt werden.
- Der Rückversand des durch das ZKB unterschriebenen Betreuungsvertrags erfolgt an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Platzvergabe
Die Platzvergabe erfolgt gemäß der gesetzlich festgelegten Priorisierungskriterien.
(siehe Webseite: ZKB Ostbelgien – Kinderbetreuung 2,5–12 Jahre).
Die Platzvergabe für die Betreuungsverträge mit festem Betreuungsstundenplan für eine Jahresbetreuung findet zu folgenden Stichdaten statt:
- Dienstag, 28. Juli 2026 ab 10 Uhr (erste Vergabe)
- Dienstag, 18. August 2026
- Dienstag, 25. August 2026
Bitte beachten Sie:
Bei der ersten Platzvergabe kann es bis zu zwei Wochen dauern, bis Sie eine Rückmeldung unsererseits erhalten, ob wir Ihrem Antrag ganz/teilweise/nicht entsprechen können, da wir mit einer Großzahl an Betreuungsverträgen rechnen, die wir zurückerhalten werden.
Ab dem ersten Schultag erfolgt die Platzvergabe fortlaufend.
Die Vergabe von Betreuungsplätzen für die Ferienbetreuung sowie an Konferenztagen erfolgt in chronologischer Reihenfolge, nach Eingangsdatum und Uhrzeit der Anfrage über das Antragsformular.
Wichtige Hinweise zum Betreuungsvertrag
- Mit Ihrer Unterschrift akzeptieren Sie die Vertragsbedingungen und die Hausordnung.
- Leben die Vertragspartner getrennt und wünschen beide unabhängig voneinander eine Betreuung, sind zwei separate Betreuungsverträge für dasselbe Kind erforderlich.
- Nur die Vertragspartner können Änderungen des Betreuungsvertrags vornehmen.
- Der im Vertrag angegebene Schuldner erhält die Rechnung sowie die Steuerbescheinigung zur steuerlichen Absetzbarkeit der Kinderbetreuungskosten.
Hinweise zum Ausfüllen der Unterlagen
Betreuungsvertrag
Folgende Seiten sind durch Sie auszufüllen:
- S.1: Angaben des Kindes sowie der Vertragspartner
- S.2 Wählen Sie die Gemeinde aus, in der sich die Schule des Kindes befindet. Wählen Sie die Schule aus, die Ihr Kind besucht. Wählen Sie den gewünschten AUBE-Standort aus. Die Standortzuweisungen werden automatisch berücksichtigt.
Falls Sie den Betreuungsvertrag auf Papier ausfüllen, notieren Sie bitte die gefragten Angaben unter Berücksichtigung der Standortzuweisungen.
Die Standortzuweisungen finden Sie hier: Standorte – Zentrum für Kinderbetreuung
- Für die AUBE Kettenis: Wenn Sie für Kettenis eine vorschulische Betreuung oder eine Betreuung mittwochs benötigen, wählen Sie bitte den Standort Kettenis „Zur Nohn“, da im Standort Kettenis „Winkelstraße“ eine Betreuung montags, dienstags, donnerstags und freitags nachmittags angeboten wird. Die Standorte werden als zwei eigenständige Standorte gehandhabt. Ihre Anfrage gilt ausschließlich für den von Ihnen ausgewählten Standort. Sollte dort die Aufnahmekapazität erreicht sein, wird Ihr Kind auf die Warteliste dieses Standortes gesetzt. Eine automatische Verteilung auf den anderen Standort erfolgt aufgrund der Berücksichtigung der Priorisierungskriterien nicht.
- Die Kinder, die die Schule Walhorn und Lontzen besuchen, haben die Wahl zwischen der AUBE Walhorn und der AUBE Lontzen. Sollte in einem dieser AUBE-Standorte die Aufnahmekapazität erreicht sein, wird Ihr Kind auf die Warteliste dieses Standortes gesetzt. Eine automatische Verteilung auf den anderen Standort erfolgt aufgrund der Berücksichtigung der Priorisierungskriterien nicht.
- AUBE Rocherath: die Kinder werden künftig in den neuen Räumlichkeiten der AUBE Büllingen betreut. Das ZKB bietet eine Beförderung an.
- AUBE Schönberg und AUBE Manderfeld: eine Betreuung wird montags, dienstags, donnerstags und freitags angeboten.
- S.3: Laufzeit der Betreuung und Betreuungsstundenplan: Der Betreuungsvertrag endet automatisch am 31.08.2027, es sei denn, Sie wählen ein früheres Datum aus, an dem der Vertrag enden soll.
– Beachten Sie ebenfalls, dass Ihr Betreuungsvertrag frühestens am 1. September 2026 beginnt (insofern vorher die verpflichtende Eingewöhnung stattgefunden hat, falls Ihr Kind zum ersten Mal in dem AUBE-Standort betreut wird). Diese Option ist durch einfaches Ankreuzen auswählbar.Bitte geben Sie an, ob Sie einen festen Betreuungsstundenplan benötigen und/oder eine Betreuung nach Bedarf. Wenn Sie Ihr Kind auch während der Ferienzeit und/oder an Konferenztagen der Schule im Rahmen der AUBE betreuen lassen möchten, dann kreuzen Sie bitte je nach Bedarf auch „Ferienbetreuung“ und/oder „Betreuung an Konferenztagen“ an. Nähere Informationen zu den Betreuungsformen finden Sie in der Hausordnung, Punkt 2. Bitte beachten Sie, dass für die Ferienbetreuung und Betreuung an Konferenztagen zusätzlich eine separate Anmeldung über die vorgesehenen Antragsformulare auf unserer Webseite notwendig ist.
Beantragen Sie einen festen Betreuungsstundenplan, geben Sie bitte die präzisen gewünschten Betreuungstage und -zeiten an. Der Stundenplan kann für Woche 1 und 2 identisch oder aber in geraden und ungeraden Kalenderwochen unterschiedlich sein. Die Woche des 1. Septembers 2026 ist die Kalenderwoche 36, also eine gerade Woche.
Insofern sich im Laufe des Schuljahres herausstellt, dass Sie für Ihr Kind regelmäßig neben dem festen Betreuungsstundenplan auch Betreuung nach Bedarf benötigen, lässt das ZKB Ihnen einen Nachtrag zum Betreuungsvertrag zukommen.
- S.5: Bitte achten Sie darauf, dass Vertragspartner 1 und ggf. Vertragspartner 2 den Vertrag unterschreiben. Nur die Vertragspartner, die den Vertrag unterschrieben haben, können im Nachgang eine Abänderung per Nachtrag beantragen.
Anlagen
Die Anlagen 2 (Informationsfragebogen zum Kind) und 4 (Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos und/oder Videos) sind vollständig ausgefüllt und gemeinsam mit dem Betreuungsvertrag an das ZKB zurückzusenden.
Anlage 3 (Bring- und abholberechtigte Personen), Anlage 5 (Vereinbarung zur Medikamentenvergabe), Anlage 6 (Einmalige Abholberechtigung), Anlage 7 (Vollmacht für das eigenständige Verlassen des AUBE-Standortes) können bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt eingereicht werden.
- Anlage 1: Hausordnung
Bitte beachten Sie besonders Folgendes:
Im Kapitel „Außerschulische Betreuung“ finden Sie alle relevanten Informationen bezüglich der Außerschulischen Betreuung.
Informationen zu Zahlungsmodalitäten und Steuerbescheinigungen finden Sie in Kapitel „Zahlungsmodalitäten“.Infos zur Kostenbeteiligung und Krankheitsregelung entnehmen Sie bitte dem Infoblatt „Kostenbeteiligung der Erziehungsberechtigten in der Außerschulischen Betreuung“: Downloads – Zentrum für Kinderbetreuung
- Anlage 2: Stammdaten des Kindes und Informationsfragebogen zum Kind
Bitte tragen Sie die vollständigen Angaben des zu betreuenden Kindes ein.Geschwister und weitere Kinder im Haushalt: Bitte geben Sie hier die Angaben, der Kinder an, die zusammen mit dem in der Außerschulischen Betreuung betreuten Kind in einem Haushalt leben.
Der Informationsfragebogen zum Kind liefert dem ZKB ein möglichst präzises Bild über das zu betreuende Kind und hilft, die Betreuung zu gestalten.
- Anlage 3: Bitte geben Sie hier den Namen des Kindes sowie aller Personen an, die berechtigt sind, Ihr Kind in die Betreuung zu bringen, bzw. es dort abzuholen. Diese Personen müssen aus Datenschutzgründen mithilfe ihrer Unterschrift einwilligen, dass das ZKB ihre Kontaktdaten speichert. Insofern die bring- und abholberechtigten Personen für Geschwisterkinder identisch sind, bitte bei dem Namen des Kindes, die Namen aller Kinder eintragen, die von den angegebenen Personen abgeholt werden dürfen. In diesem Fall ist es nicht erforderlich, die Anlage für jedes Geschwisterkind separat auszufüllen.
- Anlage 4: Bitte wählen Sie Ihre gewünschte Option bezüglich der Verwendung von Fotos und/oder Videos Ihres Kindes.
- Anlage 5: Nur auszufüllen, falls Ihr Kind nicht verschreibungspflichtige Medikamente in der Betreuung verabreicht bekommen darf.
- Anlage 6: Nur auszufüllen, falls Ihr Kind ausnahmsweise von einer anderen als in Anlage 3 oder im Betreuungsvertrag genannten Person abgeholt oder gebracht werden soll.
- Anlage 7: Nur auszufüllen, falls Ihr Kind die Betreuung eigenständig verlassen darf.
